Politique de confidentialité

1. Portée et organisation responsable

La présente politique s’applique au portail professionnel AtomesBio Pro, aux demandes de compte professionnel, aux vérifications d’admissibilité, aux demandes d’achat, aux communications connexes et aux transactions approuvées administrées par Atomes F.D. Inc.

Elle ne remplace pas la politique de confidentialité de la boutique publique AtomesBio. Lorsque vous utilisez une page de compte, de paiement ou de commande hébergée par Shopify, les pratiques et choix de confidentialité applicables à Shopify et à la boutique publique s’appliquent également.

2. Renseignements que nous recueillons

Selon votre interaction avec le portail, nous pouvons recueillir les catégories suivantes :

• identité et coordonnées professionnelles : nom, fonction, courriel professionnel et numéro de téléphone;
• renseignements sur l’organisation : dénomination légale, nom commercial, NEQ s’il est fourni, établissements et adresses approuvées;
• admissibilité réglementaire : catégories et numéros de permis ou de certificats, dates de délivrance et d’expiration, activités autorisées, documents justificatifs et résultats de vérification;
• demandes et transactions : produit, quantité, usage déclaré, numéro de bon de commande, notes de livraison, adresses approuvées, acceptations, décisions, état du paiement et de l’exécution;
• communications : demandes de soutien, avis, décisions, corrections, plaintes et demandes relatives à la vie privée;
• données techniques et de sécurité : adresse IP, type de navigateur ou d’appareil, identifiants de session, événements d’authentification, journaux d’audit et horodatages;
• renseignements provenant de sources officielles ou de Shopify lorsque cela est nécessaire pour confirmer une autorisation, une identité de compte ou l’état d’une commande.

3. Moyens de collecte

Nous recueillons des renseignements directement auprès de vous au moyen des formulaires, téléversements, demandes et communications du portail. Nous créons aussi des dossiers de révision et d’audit lorsque notre personnel traite une demande.

Certains renseignements proviennent de Shopify lors de l’authentification ou du traitement d’une transaction, ainsi que de registres officiels consultés pour vérifier les autorisations déclarées. Nous limitons cette collecte à ce qui est nécessaire aux fins annoncées.

4. Utilisation des renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• créer et sécuriser un compte professionnel;
• évaluer l’organisation, ses permis, ses certificats et l’usage déclaré;
• effectuer une nouvelle vérification humaine pour chaque demande d’achat;
• préparer une commande provisoire Shopify, transmettre une facture et suivre le paiement ou l’exécution après approbation;
• communiquer avec les demandeurs, répondre au soutien et traiter les demandes relatives à la vie privée;
• prévenir la fraude, protéger le portail, analyser les documents téléversés et enquêter sur les incidents;
• tenir les dossiers réglementaires, transactionnels, fiscaux et d’audit exigés ou raisonnablement nécessaires;
• établir, exercer ou défendre des droits et respecter les obligations légales applicables.

5. Consentement et choix

Nous demandons un consentement manifeste, libre et éclairé lorsque la loi l’exige et présentons les finalités en termes simples. Les renseignements obligatoires sont identifiés dans les formulaires; sans eux, nous pourrions être incapables d’évaluer une demande ou de fournir le service demandé.

Vous pouvez retirer un consentement pour l’avenir, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Un retrait ne rend pas illégitime une utilisation déjà effectuée et ne nous oblige pas à détruire un dossier que nous devons conserver.

6. Révision humaine et outils automatisés

Le portail applique des validations, signale des blocages et aide à acheminer les dossiers. Ces fonctions n’accordent pas automatiquement l’admissibilité réglementaire et n’autorisent pas une transaction.

L’approbation d’une organisation et de chaque demande d’achat relève d’un réviseur autorisé d’Atomes. L’analyse antivirus d’un document est une mesure de sécurité et non une décision sur l’admissibilité.

7. Communication et fournisseurs de services

Nous communiquons seulement les renseignements nécessaires à des fournisseurs qui nous aident à exploiter le portail, notamment pour l’hébergement, le stockage privé, l’authentification, la messagerie, la cybersécurité, l’analyse antivirus et le commerce électronique.

Shopify traite l’identité de compte, les commandes provisoires, la facturation, le paiement et l’exécution. Le portail ne vous demande pas et ne conserve pas votre numéro complet de carte de paiement.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements à des conseillers professionnels, assureurs, organismes de réglementation, autorités publiques ou autres personnes lorsque la loi l’autorise ou l’exige, ou pour protéger les droits, la sécurité et l’intégrité du portail. AtomesBio Pro ne vend ni ne loue les renseignements personnels liés aux dossiers professionnels.

8. Traitement à l’extérieur du Québec

Certains fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada. Dans ces cas, les renseignements peuvent être assujettis aux lois de l’autre territoire et être accessibles à ses autorités conformément à ces lois.

Avant de confier des renseignements personnels à un fournisseur situé à l’extérieur du Québec, Atomes évalue les facteurs relatifs à la vie privée et met en place les mesures contractuelles et de sécurité requises par les lois applicables.

9. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements seulement pendant la période nécessaire aux finalités annoncées et selon notre calendrier de conservation. Les dossiers réglementaires, transactionnels et d’audit sont actuellement conservés pendant au moins cinq ans après le dernier événement pertinent, ou plus longtemps lorsqu’une loi, une enquête, un litige ou une conservation légale l’exige.

À la fin de la période applicable, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément à la loi. La fermeture d’un compte n’entraîne donc pas nécessairement la suppression immédiate de tous les dossiers.

10. Mesures de protection et incidents

Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques proportionnelles à la sensibilité des renseignements. Elles comprennent notamment la limitation des accès, l’authentification renforcée du personnel, le chiffrement, la journalisation, la quarantaine des documents et des contrôles de sécurité.

Aucune méthode n’élimine tous les risques. Nous évaluons les incidents de confidentialité et avisons les personnes concernées ainsi que la Commission d’accès à l’information lorsque la loi l’exige.

11. Témoins de connexion et technologies semblables

AtomesBio Pro utilise des témoins strictement nécessaires pour l’authentification, la sécurité, la continuité de session et la préférence linguistique. Le portail professionnel n’utilise actuellement aucun témoin publicitaire ni profilage publicitaire.

Les pages Shopify vers lesquelles vous êtes redirigé peuvent utiliser leurs propres témoins selon la configuration et les choix de confidentialité de la boutique. Vous pouvez bloquer des témoins dans votre navigateur, mais les témoins nécessaires sont indispensables à la connexion sécurisée.

12. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, leur rectification, le retrait d’un consentement, la fermeture de votre compte, la cessation d’une diffusion lorsqu’elle s’applique, ainsi qu’une copie des renseignements informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Nous pouvons vérifier votre identité avant de répondre. Si vous êtes insatisfait du traitement d’une demande ou d’une plainte, vous pouvez communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec.

13. Mineurs

Le portail est destiné aux représentants d’organisations professionnelles et non aux mineurs. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’un mineur au moyen d’AtomesBio Pro.

14. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique pour refléter l’évolution du portail, de nos pratiques ou des exigences légales. La date de mise à jour et le numéro de version figurent au début de la politique.

Lorsqu’une modification est importante, nous fournirons un avis approprié. Les versions antérieures peuvent être demandées au responsable de la protection des renseignements personnels.